e-dokument – dokument elektroniczny

e-dokument

Inaczej mówiąc dokument elektroniczny (e-dokument) to dane które można zapisać na dowolnym nośniku, który można otwierać, edytować oraz zapisywać przy użyciu odpowiedniego oprogramowania.

Ustawa z dnia 17 lutego 2005 roku o „informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne”, zawiera następujące definicje: „dokument elektroniczny – stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych” Nośnikiem danych jest materiał lub jakieś urządzenie informatyczne, które służy do przechowywania, odczytywania i zapisywania danych w postaci cyfrowej lub analogowej. Mówiąc precyzyjniej dokumentem elektronicznym są informację składające się na plik komputerowy, zapisywany przy pomocy dowolnego programu, który może edytować obraz, tekst, dźwięk i może być odczytywany za pomocą właściwego oprogramowania.

Z rozporządzenia wynika też że e-dokument musi spełniać pewne warunki czyli: być zbiorem danych, ma być zapisany na jakimkolwiek nośniku danych, powinien posiadać sprecyzowaną strukturę wewnętrzną i stanowić odrębną całość znaczeniową.

Warto jeszcze wspomnieć o tym że bardzo często dochodzi do pomyłek i dokument elektroniczny jest nazywany dokumentem cyfrowym. To określenie nie jest poprawne, ponieważ nie każdy dokument zapisany w postaci cyfrowej, musi być jednocześnie dokumentem elektronicznym. Poza tym definicja „dokumentu cyfrowego”, nie wystękuje w naszym prawie.

Do dokumentu elektronicznego odnosi się dość spora liczba regulacji, rozporządzeń prawnych. Zawarte w nich przepisy przedstawiają bardzo szczegółowe informacje dotyczące dokumentu elektronicznego. Jedną z najważniejszych regulacji prawnych jest rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 roku, w sprawie niezbędnych części struktury dokumentów elektronicznych.

Zostały w niej określone rodzaje meta danych, jakie powinien zawierać e-dokument:

  • określenie twórcy
  • tytuł,
  • datę,
  • format
  • dostęp (komu dokument może zostać udostępniony)
  • identyfikator (znacznik dokumentu)
  • relację (powiązanie z innym dokumentem)
  • typ
  • odbiorcę,

Jeśli chodzi o format i przesyłanie e-dokumentu drogą elektroniczną, to także jest to szczegółowo opisane w rozporządzeniu. Wszystkie e-dokumenty należy przesyłać w formacie XML (ang. Extensible Markup Language), ponieważ jest to format pliku, który umożliwia zdefiniowanie języków znaczeniowych.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *